Polityka Prywatności – Obsługa Danych Osobowych Galerii Sztuki Skowronscy Art Gallery (SoA).

Klauzule informacyjne dotyczące przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisów internetowych oraz usług świadczonych przez Skowronscy Art Gallery wymienionych poniżej.

1. Wprowadzenie

Niniejsza Polityka Prywatności zawiera informacje na temat przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego https://www.soagallery.pl/ (dalej: “Serwis“) prowadzonego przez Galerię Sztuki Skowronscy Art Gallery (SoA) (dalej: “Galeria“), a także w związku z korzystaniem z innych usług świadczonych przez Galerię, w szczególności w związku z rejestracją lub uczestnictwem w wydarzeniach (dalej: “Eventy“). Galeria jest obsługiwana przez firmę EURO SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ.

Niniejszy dokument zawiera informacje wymagane przez przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwane dalej „RODO“).

Polityka Prywatności określa również warunki korzystania z Serwisu oraz usług dostępnych za jego pośrednictwem.

Klauzule informacyjne dotyczące przetwarzania danych osobowych pogrupowano odpowiednio do tego, z jakich funkcjonalności Serwisu lub usług Galerii korzysta dana osoba (dalej: “Użytkownik“), w szczególności w podziale na:

• Użytkowników odwiedzających Serwis (np. w związku z formularzami kontaktowymi, newsletterem, plikami cookies);
• Uczestników Eventów (w związku z procesem rejestracji i udziału w wydarzeniach)

2. Administrator Danych Osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest EURO SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, z siedzibą pod adresem Franciszka Salezego Jezierskiego 7/23, 00-457 Warszawa, Polska.

Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem e-mail: rodo@soagallery.pl.

3. Cele i Podstawy Prawne Przetwarzania Danych

3.1. Przetwarzanie danych w związku z korzystaniem z Serwisu 

Dane: Państwa dane osobowe, które mogą być przetwarzane w związku z korzystaniem z Serwisu, obejmują:

• Dane podawane dobrowolnie w formularzach oraz przy rejestracji konta użytkownika w Serwisie: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres dostawy, dane do faktury, treść zapytania.
• Dane zbierane automatycznie: adres IP, typ przeglądarki, adres URL strony poprzednio odwiedzanej (referer link), czas wizyty, informacje o zachowaniu w Serwisie, dane zbierane przez pliki cookies (tzw. „ciasteczka”), .

Dane przetwarzane będą w celach:

• realizacji zamówionych usług lub towarów (w tym przygotowania, pakowania i wysyłki towarów);
• obsługi zapytań przesłanych przez formularz kontaktowy;
• prowadzenia newslettera i wysyłki informacji marketingowych; zapisując się na newsletter, Użytkownik wyraża zgodę na to, że może on zawierać informacje o produktach, usługach i wydarzeniach organizowanych przez Skowronscy Art Gallery (SoA)
• administrowania Serwisem oraz zapewnienia jego poprawnego działania i bezpieczeństwa (w tym analiza logów serwera);
• prowadzenia statystyk i analizy ruchu w Serwisie (np. przy użyciu Google Analytics);
• marketingowych, w tym prowadzenia działań remarketingowych i dopasowania reklam do zachowania użytkownika (np. przy użyciu Facebook Pixel, Google Ads).

Podstawą przetwarzania danych jest zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO – np. w celu wysyłki newslettera lub w przypadku stosowania marketingowych/analitycznych plików cookies), niezbędność do wykonania umowy lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO – np. w celu realizacji zamówienia lub obsługi zapytania dotyczącego oferty), wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO – np. cele podatkowe i rachunkowe związane z wystawieniem faktury) oraz prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Prawnie uzasadnione interesy Administratora polegają na administrowaniu Serwisem, zapewnieniu jego bezpieczeństwa, obsłudze zapytań Użytkowników (które nie prowadzą do zawarcia umowy), prowadzeniu podstawowych statystyk i analizie działania Serwisu, a także na marketingu bezpośrednim własnych produktów i usług.

Dane podane w formularzach są przetwarzane w celu wynikającym z funkcji danego formularza. Serwis może ponadto zapisywać informacje o parametrach połączenia (oznaczenie czasu, adres IP).

3.2. Przetwarzanie danych w związku z uczestnictwem w Eventach

Dane: Państwa dane osobowe, które mogą być przetwarzane w związku z Eventami, obejmują: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (stacjonarny/komórkowy), nazwa firmy/instytucji/organizacji/redakcji/uczelni, stanowisko/student, kraj, kod pocztowy, miasto, województwo, dane logowania (adres e-mail, hasło – jeśli dotyczy), dane potwierdzające uprawnienie (np. bilet, zaproszenie, identyfikator, rodzaj biletu), wizerunek (zdjęcia i materiały wideo), a także inne dane podane dobrowolnie w formularzu zgłoszeniowym lub niezbędne do realizacji celów (np. dane wymagane przepisami prawa, dane statystyczne, dane niezbędne do obrony roszczeń).

Dane przetwarzane będą w celach:

• organizacji i realizacji wydarzenia (w tym rejestracji, ewentualnego założenia konta w systemie, udzielenia dostępu do transmisji online – jeśli dotyczy);
• informowania o przyszłych wydarzeniach i działaniach Galerii (marketing bezpośredni);
• weryfikacji tożsamości podczas wejścia na teren obiektów, w których odbywać się będzie event (w tym wydruk i wydanie identyfikatora);
• dodatkowej weryfikacji tożsamości podczas wejścia na wydarzenia lub do stref z ograniczonym dostępem (np. Strefa Premium/Strefa VIP itp.);
• umożliwienia kontaktu i umawiania spotkań pomiędzy zarejestrowanymi uczestnikami (networking), w tym ewentualnego udostępnienia listy uczestników lub dedykowanego komunikatora online – jeśli dotyczy;
• udostępnienia danych partnerom i sponsorom wydarzenia w celach marketingowych;
• prowadzenia statystyk, pomiarów jakości i skuteczności;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
• wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze;
• rejestracji wizerunku (zdjęcia i materiały wideo) z wydarzenia.

Podstawą przetwarzania danych jest niezbędność do wykonania umowy lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO – np. w celu organizacji wydarzenia), zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO – np. w celu marketingowym, rejestracji wizerunku lub udostępnienia danych partnerom), wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO – np. cele podatkowe i rachunkowe) oraz prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Prawnie uzasadnione interesy Administratora polegają na zapewnieniu bezpieczeństwa i kontroli dostępu na terenie wydarzenia, analizie skuteczności organizowanych wydarzeń i poprawie jakości usług, ustaleniu, dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami, a także na promowaniu wydarzeń organizowanych przez Galerię (np. poprzez wykorzystanie wizerunku w ramach zdjęć zbiorowych, na których wizerunek jest jedynie elementem całości).

W przypadku zdjęć lub nagrań, na których wizerunek uczestnika stanowi główny element ujęcia, przetwarzanie odbywa się wyłącznie na podstawie wyraźnej zgody osoby, którą można w każdej chwili wycofać.

Udostępnienie danych kontaktowych innym uczestnikom odbywa się wyłącznie za wyraźną zgodą.

4. Odbiorcy Danych

Państwa dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

• Podmiotom świadczącym usługi na rzecz Galerii (np. obsługa IT, usługi księgowe, firmy ochroniarskie, firmy cateringowe, dostawcy systemów rejestracyjnych, obsługi płatności, hotelom w celu rezerwacji noclegu) – w niezbędnym zakresie i na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych.
• Partnerom i sponsorom wydarzenia – wyłącznie w przypadku wyrażenia przez Państwa odrębnej zgody na takie udostępnienie.
• Firmie hostingowej Serwisu – wyłącznie w zakresie danych gromadzonych w ramach logów serwera strony soagallery.pl.
• Kurierom – w zakresie niezbędnym do realizacji zamówień i wysyłki towarów (jeśli dotyczy).
• Uprawnionym organom państwowym (np. sądom, policji) – na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

5. Okres Przechowywania Danych

Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres:

• Dla celów organizacji i realizacji wydarzenia: przez czas niezbędny do realizacji wydarzenia oraz rozliczeń z nim związanych.
• Dla celów marketingowych: do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu.
• Dla celów ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami: do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń.
• Dla celów wypełnienia obowiązków prawnych: przez okres wymagany przepisami prawa.
• Dla celów rejestracji wizerunku: do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu, lub przez okres uzasadniony celem promocyjnym, nie dłużej niż 5 lat po wydarzeniu.

6. Prawa Osób, Których Dane Dotyczą

Przysługują Państwu następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych: mają Państwo prawo uzyskać od Administratora potwierdzenie, czy przetwarzane są dane osobowe Państwa dotyczące, a jeżeli tak, to mają Państwo prawo dostępu do nich oraz uzyskania informacji m.in. o celach przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych osobowych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione.
• Prawo do sprostowania danych: mają Państwo prawo żądać od Administratora niezwłocznego sprostowania dotyczących Państwa danych osobowych, które są nieprawidłowe. Z uwzględnieniem celów przetwarzania, mają Państwo prawo żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych.
• Prawo do usunięcia danych (“prawo do bycia zapomnianym”): mają Państwo prawo żądać od Administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących Państwa danych osobowych, a Administrator ma obowiązek bez zbędnej zwłoki usunąć dane osobowe, jeżeli zachodzi jedna z przesłanek wymienionych w art. 17 RODO (np. dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane).
• Prawo do ograniczenia przetwarzania: mają Państwo prawo żądać od Administratora ograniczenia przetwarzania w przypadkach określonych w art. 18 RODO (np. gdy kwestionują Państwo prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych).
• Prawo do przenoszenia danych: mają Państwo prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe Państwa dotyczące, które dostarczyli Państwo Administratorowi, oraz mają Państwo prawo przesłać te dane osobowe innemu administratorowi bez przeszkód ze strony Administratora, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany.
• Prawo do wniesienia sprzeciwu: mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących Państwa danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e) lub f) RODO, w tym profilowania na podstawie tych przepisów. W przypadku marketingu bezpośredniego, mogą Państwo wnieść sprzeciw w dowolnym momencie.
• Prawo do wycofania zgody: jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, mają Państwo prawo wycofać zgodę w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
• Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego: mają Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.

7. Informacje o Dobrowolności Podania Danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne.

Jednakże, w celu skorzystania z niektórych usług lub funkcjonalności, podanie określonych danych (wskazanych jako obowiązkowe) jest niezbędne. Dotyczy to w szczególności:

1. Korzystania z Serwisu: Rejestracja konta, złożenie zamówienia czy przesłanie zapytania przez formularz kontaktowy wymagają podania niezbędnych danych. Ich niepodanie uniemożliwi np. założenie konta, realizację zamówienia lub uzyskanie odpowiedzi na zapytanie.
2. Udziału w Wydarzeniach: Jeśli udział w danym Wydarzeniu (np. wernisażu, warsztacie) wymaga wcześniejszej rejestracji lub wypełnienia odpowiedniego formularza, podanie niezbędnych danych (np. imienia i nazwiska na listę gości) jest konieczne. Ich niepodanie uniemożliwi rejestrację i tym samym udział w Wydarzeniu.

8. Zautomatyzowane Podejmowanie Decyzji i Profilowanie

Państwa dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani do profilowania w sposób, który wywoływałby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływał.

9. Zmiany w Polityce Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w dowolnym czasie. Wszelkie zmiany zostaną opublikowane na stronie internetowej Galerii https://www.soagallery.pl/

10. Data wejścia w życie

Niniejsza Polityka Prywatności wchodzi w życie z dniem 04 listopada 2025 r.